Regulamin udziału w konferencji

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w konferencji „Bydgoskie Spotkania z Medycyną Rodzinną 2026”, organizowanej przez Alfakonferencje sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wiosennej 15, 60-185 Skórzewo, NIP 7773403057, zwanej dalej „Organizatorem”.

Konferencja odbędzie się 26 września 2026 r. w Młynach Rothera w Bydgoszczy. Wydarzenie ma charakter jednodniowej, stacjonarnej konferencji naukowo-edukacyjnej poświęconej zagadnieniom medycyny rodzinnej, ze szczególnym uwzględnieniem tematu „Długowieczność – jak żyć długo, zdrowo i aktywnie”.

2. Rejestracja i warunki uczestnictwa

Udział w Konferencji jest bezpłatny. Warunkiem uczestnictwa jest dokonanie rejestracji za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej wydarzenia: medycynarodzinnabydgoszcz.pl.

Warunkiem udziału w warsztatach jest posiadanie statusu zarejestrowanego uczestnika Konferencji. Samo zgłoszenie na warsztaty nie jest równoznaczne z rejestracją na Konferencję.

Rejestrując się, Uczestnik zobowiązany jest podać prawdziwe i aktualne dane wymagane w formularzu, w szczególności imię, nazwisko, specjalizację, numer prawa wykonywania zawodu oraz dane kontaktowe.

Liczba miejsc może być ograniczona. O udziale decyduje kolejność prawidłowo dokonanych zgłoszeń. Organizator może zamknąć rejestrację przed terminem wydarzenia po wyczerpaniu dostępnych miejsc.

Rejestracja oznacza akceptację niniejszego regulaminu oraz zobowiązanie do przestrzegania zasad organizacyjnych obowiązujących w miejscu Konferencji.

3. Rezygnacja z udziału

Uczestnik, który nie może wziąć udziału w Konferencji, powinien niezwłocznie poinformować o tym Organizatora na adres e-mail: kontakt@alfakonferencje.pl. Pozwoli to na udostępnienie miejsca kolejnej osobie zainteresowanej udziałem.

4. Program i zasady organizacyjne

Aktualny program Konferencji, informacje o prelegentach oraz komunikaty organizacyjne są publikowane na stronie medycynarodzinnabydgoszcz.pl.

Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie, kolejności wystąpień, składzie prelegentów, godzinach rozpoczęcia lub zakończenia wydarzenia, jeżeli będzie to uzasadnione przyczynami organizacyjnymi, niezależnymi od Organizatora lub działaniem siły wyższej.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty podróży, noclegu ani inne wydatki poniesione przez Uczestnika w związku z udziałem w Konferencji, chyba że odrębne ustalenia stanowią inaczej.

Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, poleceń obsługi obiektu oraz postanowień niniejszego regulaminu. Organizator może odmówić udziału lub poprosić o opuszczenie wydarzenia osobę, która zakłóca jego przebieg lub stwarza zagrożenie dla innych uczestników.

5. Certyfikaty i punkty edukacyjne

Informacja o możliwości uzyskania certyfikatu uczestnictwa oraz punktów edukacyjnych, jeżeli będą przewidziane dla wydarzenia, zostanie przekazana Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji lub w komunikacji organizacyjnej.

Warunkiem otrzymania certyfikatu może być potwierdzona obecność na Konferencji oraz podanie kompletnych i prawidłowych danych w formularzu rejestracyjnym.

6. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników jest Alfakonferencje sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wiosennej 15, 60-185 Skórzewo.

Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia i obsługi zgłoszenia, organizacji udziału w Konferencji, komunikacji związanej z wydarzeniem, potwierdzenia obecności, wystawienia certyfikatu, jeżeli jest przewidziany, oraz w celach archiwizacyjnych i dowodowych związanych z ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszenia i udziału w wydarzeniu, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora obejmujący organizację, dokumentowanie i zabezpieczenie prawidłowego przebiegu Konferencji.

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Organizatora w realizacji wydarzenia, w szczególności dostawcom systemów informatycznych, usług mailingowych, obsługi rejestracji, certyfikatów oraz podmiotom świadczącym usługi organizacyjne, na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w niezbędnym zakresie.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wydarzenia, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadkach przewidzianych prawem.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji i udziału w Konferencji. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w polityce prywatności dostępnej na stronie internetowej wydarzenia. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@alfakonferencje.pl.

7. Utrwalanie przebiegu wydarzenia i wizerunku

Podczas Konferencji mogą być wykonywane fotografie oraz nagrania dokumentujące przebieg wydarzenia. Materiały mogą być wykorzystywane przez Organizatora w celach informacyjnych, dokumentacyjnych i promocyjnych, w szczególności na stronach internetowych, w mediach społecznościowych oraz materiałach dotyczących wydarzeń organizowanych przez Alfakonferencje sp. z o.o.

Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku będzie odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Osoba, która nie chce, aby jej wizerunek był utrwalany w ujęciach indywidualnych, powinna poinformować o tym Organizatora lub obsługę wydarzenia przed rozpoczęciem Konferencji.

8. Reklamacje i kontakt

Reklamacje dotyczące organizacji lub udziału w Konferencji należy przesyłać w formie elektronicznej na adres kontakt@alfakonferencje.pl, nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia wydarzenia. Zgłoszenie powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację Uczestnika oraz opis przedmiotu reklamacji.

Organizator rozpatrzy reklamację bez zbędnej zwłoki i udzieli odpowiedzi na adres e-mail wskazany przez Uczestnika.

Wszelkie pytania dotyczące udziału w Konferencji należy kierować na adres e-mail: kontakt@alfakonferencje.pl lub telefonicznie pod numerem +48 789 487 533.

9. Postanowienia końcowe

Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji na stronie internetowej Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do jego zmiany, jeżeli będzie to konieczne z przyczyn organizacyjnych, prawnych lub niezależnych od Organizatora. Zmiany nie mogą naruszać praw nabytych przez Uczestników.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.